Kommunikatsioon ja info liikumine töötab kaugtöö korral hästi, ent siiski on mitmeid murekohti, mis distantsilt töötades eriti teravalt esile tulevad, nentis Eesti Keele Instituudi (EKI) personali- ja haldusjuht Kai Oro. Uurisime kaugtöö parimaid praktikaid ühelt Eesti eeskujulikumalt organisatsioonilt EKI-lt, kes pälvis tänavu kaugtöö tegija märgise.

Kai Oro ütles, et osalist kaugtööd ja paindlikku tööaega on EKI-s töötajatele võimaldatud umbes kuus aastat. „Esialgu katsetasime ühe kaugtöö päevaga nädalas. See toimis hästi. Koroonapiirangute tõttu muutus kaugtöö paratamatuks, kontoris käisid vähesed. Uue direktori tulekuga oleme juurutanud töökultuuri, kus kaugtöö ja paindlik tööaeg on tavapärased töötegemise vormid. Töö lihtsustamiseks töötasime välja kaugtöö põhimõtted, mis on kõikidele töötajatele kättesaadavad.ˮ

Praegu on EKI majas kapitaalremont, mistõttu on kõik töötajad sunnitud juba üle kuue kuu tegema kaugtööd. Kellel see võimalik pole, saavad kasutada asenduspinda. „Me ei tunne, et töö kvaliteet oleks kuidagi kannatanud. Küll aga igatsevad paljud inimesed sotsiaalset suhtlust,ˮ ütles Oro.

Oro selgitas, et instituudi puhul andis koroonapandeemia kinnituse, et kaugtöö organisatsioonile sobib, kuid kindlasti on tarvis ka kontorit, kus on võimalik vajadusel kokku saada ja silmast silma erinevaid teemasid arutada. „Kuna tegu on teadusasutusega, on osadel meie töötajatel ka palju paberkandjal töömaterjale, mida pole võimalik kodus hoida ning neid hoitakse samuti asenduspinnal,ˮ tõi ta välja.

6 suurimat kaugtöö katsumust

Oro ütles, et kommunikatsioon ja info liikumine töötab kaugtöö korral hästi – seda näitas ka töötajate küsitlus. „Oleme loonud EKI ühtse Skype’i grupi operatiivse info edastamiseks, toimib siseveeb. Ühiste dokumentide koostamiseks kasutame Google Drive’i, koosolekuid peame Zoomi ja Whereby keskkonnas.ˮ

Oro rääkis, et mõistagi kaasneb kaugtööga ka probleeme, mis kaardistati töötajate seas korraldatud kaugtöö küsitluse põhjal. Ta tõstis esile kõige olulisemaid murekohti ja nende lahendusi.

• Pidev eemalolek kolleegidest ei mõju hästi töötajate vaimsele tervisele. Lahendus: töögruppidele on pakutud võimalust saada kokku praegusel asenduspinnal. Samuti pakutakse töötajatele võimalust kasutada tööpsühholoogi teenust. Osaleti ka liikumisprojektis YuMuuv, mis innustas töötajaid liikuma, see omakorda vähendab vaimset pinget, samuti innustame töötajaid liikuma ka tervisetoetuse maksmisega.

• Pidev virtuaalne suhtlemine on väsitav, koosolekud pole nii konstruktiivsed ja venivad tavapärasest pikemaks. Lahendus: üritame eristatada teemasid, mida on tarvis arutada koosolekul ja mida saab lahendada üksnes teemasse otseselt puutuvate töötajatega.

• Kaob piir töö ja isikliku elu vahel, paljud töötajad teevad ületunde. Lahendus:kokku on lepitud ja töötajatele kommunikeeritud, et vabal ajal töötajaid e-kirjade ja muude suhtluskanalite vahendusel ei tülitata. „Mõningaid edusamme ses osas on,ˮ märkis Oro.
• Kaugtöökohal ei ole paljudel töötajatel tööohutuse nõuetele vastavaid töökohti, tööandjal on keeruline seda ka tagada (nt ressursipuuduse või töötaja elukoha tõttu), samas lasub seaduse järgi vastutus tööandjal.
• Logistilised probleemid – kuidas toimetada vajalikke asju (nt töövahendid, töötajate laste jõulupakid, kalendrid jms) või kuidas saada töölt lahkuvalt töötajalt kätte töövahendid, mis on kodukontoris? See nõuab lisaressurssi ja on suur ajakulu.
• Kaugtööga seotud tehnilised mured  (kasutatavate keskkondade töökindluse probleemid).

Kui aga töötaja pole nõus kaugtööd tegema, on tal võimalus töötada EKI praegusel asenduspinnal. Lisaks on kontor ka Tartus, kus on sealse kandi inimestel võimalik töötada.

Kaugtöö mõju värbamisele ja sisseelamisele

Oro ütles, et värbamisprotsessi kaugtöö väga ei sega – töövestlusi saab teha veebi teel ja vajadusel saab kandidaadi kutsuda vestluseks ka asenduspinnale. Probleem on tema sõnul uue töötaja tööle asumine ja sisseelamisprotsess, kuna uuel töötajal puudub võimalus kohtuda teiste töötajatega ja ta ei tunneta end kollektiivi osana. „Mõnda töötajat pole suurem osa kollektiivist üldse kohanud. Virtuaalne maailm seda ei asenda,ˮ selgitas Oro ja lisas, et uue töötaja sisseelamisprogammi viivad erinevate teemade juhid ellu praegu kahjuks veebi vahendusel.

Kai Miller

Ilmunud 21.12.2021 personaliuudised.ee lehel.