Isikuandmete töötlemine Eesti Keele Instituudis
Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Eesti Keele Instituudis ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel.

NB! Alljärgnev teave ei hõlma: juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ametikohustusega; isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele Eesti Keele Instituudi veebilehel viidatakse, kuid mida ei halda instituut (välislingid).

Veebilehe külastamine
Eesti Keele Instituudi veebilehed kasutavad nii seansi- kui pikemaajalisi küpsiseid, kuid need on kas genereeritud unikaalsed identifikaatorid, mis isikuandmeid ei sisalda või sisaldavad mitteisikustavat kasutajainfot, mis kajastab EKI kodulehele või eri teenuseserveritesse sisse logimist.

Kasutajad loetakse küpsistega nõustunuks, kui veebilehitseja seadistustes on lubatud küpsised. Kui nendega ei nõustuta, siis võivad mõned veebilehe funktsioonid olla piiratud.

Veebilehtede külastamise andmeid töödeldakse vaid veebiserveri standardsete logide säilitamisega viimase aasta ulatuses ja üldstatistika loomiseks.

Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus
Eesti Keele Instituudi tegevus on avalik. Töö käigus jõuab instituuti ka isikuandmeid, mida kasutatakse päringutele vastamiseks.

Avaliku teabe seaduse kohaselt tuleb instituudil avaldada osa tööga seotud infot sh kirjavahetus, internetis, instituudi avalikus dokumendiregistris. Siinkohal on oluline vahet teha, kas dokumendid on juurdepääsupiiranguga või mitte. Dokumendiga, mis ei ole avalikus vaates nähtav, kuid mis on juurdepääsupiiranguta, on võimalik tutvuda teabenõude esitamisel.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi soovib isiku kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, vaadatakse kirja sisu üle ja otsustatakse, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta alles isiklikke kontaktandmeid, nagu (e-)posti aadress või telefoninumber (välja arvatud juhul, kui kirjavahetus puudutab juriidilise isiku või asutuse esindajat). Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduses.

Juurdepääsupiiranguga dokumente väljastatakse ainult neile asutustele ja isikutele, kellel on otsene seadusest tulenev õigus neid küsida (nt. kohtueelne menetleja või kohus).

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitab instituut kolm aastat. Tähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldatakse umbisikuliselt, ilma nimedeta.

Kandideerimine Eesti Keele Instituuti tööle
Tööle kandideerimisel lähtub instituut isiku enda avaldatud infost ja avalikest allikatest. Seejuures on kandidaadil õigus teada, milliseid andmeid instituut tema kohta on kogunud. Samuti on kandidaadil õigus ministeeriumi poolt kogutud andmetega tutvuda, anda selgitusi ja esitada vastuväiteid.

Kandideerimisdokumentidega tutvuvad ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad. Neid dokumente ja andmeid kolmandatele isikutele ei avaldata. Instituut eeldab, et isikutega, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma luba küsimata. Kui kandidaat ei osutu valituks, säilitatakse tema andmeid kuus kuud, seejärel tehakse seda vaid tema kirjalikul nõusolekul.

Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Õigus enda andmetega tutvuda. Õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist
Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda. Andmeid väljastatakse elektrooniliselt, erandjuhul paberil.

Isikuandmetega tutvumise taotlusest keeldutakse, kui see võib: kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Igaühel on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb esitada omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus.Kui instituudil ei ole isikuandmete kasutamiseks seaduslikku alust, on isikul õigus nõuda nende kasutamise lõpetamist või kustutamist. Selleks tuleb esitada omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus.

Instituudi otsuste peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või pöörduda halduskohtusse.